1. Goede voorbereiding is het halve werk
Laten we starten met een inkopper. Effectief vergaderen begint met een goede voorbereiding. Er is een hoop wat je kunt doen om je voor te bereiden op een vergadering. Daar ben je niet alleen verantwoordelijk voor, zorg ook dat alle leden van de vergadering goed voorbereid zijn.
2. Zorg dat je leden op tijd zijn
Niets is vervelender dan wachten op mensen die te laat binnen komen. Iedereen heeft een drukke agenda. Zorg dat ieders tijd gerespecteerd wordt en vraag mensen om 10 minuten voor aanvang van de vergadering aanwezig te zijn. Start je vergadering om 09:00? Zorg dat men om 08:50 aanwezig is.
Wanneer het 09:00 is, kun je dan direct beginnen. Is je gezelschap om 09:00 nog niet compleet? Dan raden we je aan om alsnog te beginnen met de vergadering. Zo worden laatkomers niet beloond.
3. Kies een inspirerende ruimte
Vergaderen in een nieuwe ruimte kan zorgen voor een frisse blik op je huidige situatie. Wist je dat het wetenschappelijk bewezen is dat vergaderen in een nieuwe ruimte zorgt voor een verhoogde mate van inspiratie, creativiteit en focus?
Zoek jij nog een inspirerende vergaderruimte? Bij IJsselstaete boek je direct een vergaderruimte. Onze ruime vergaderruimtes zijn lekker huiselijk ingericht. Daarnaast kun je meteen een heerlijke lunch bij je vergadering boeken. Neem een kijkje tussen onze vergaderruimtes in Midden-Nederland.
4. Stel agendapunten op
Door agendapunten op te stellen kun je direct een hoop tijd besparen. Deel deze lijst ook met de leden van je vergadering, het liefst een aantal dagen vóór de vergadering start. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Voor een goede lijst met agendapunten is het belangrijk dat je prioriteert op belangrijke en minder belangrijke punten. Behandel eerst de belangrijkste punten en reken uitlooptijd.
5. Vraag mensen zich in te lezen
Een vergadering is er om te discussiëren, niet om uitleg te geven over de inhoud van een onderwerp. Zorg dus dat mensen zich goed inlezen in de materie waarover je gaat vergaderen. Niets is vervelender dan één lid dat vragen blijft stellen over de inhoud. Maak dus een leeslijst of een voorbereidingsdocument met daarin de onderwerpen waarin de leden van je vergadering zich in moeten verdiepen.
6. Weet wanneer je nodig bent
Vergaderen kost veel tijd. Zeker wanneer je betere dingen te doen hebt. Wanneer je niet nodig bent in een vergadering kun je daarom beter niet aansluiten. Maak meetings daarom niet verplicht voor collega’s of medewerkers. Volgens Elon Musk is het zelfs onbeleefd om iemand te dwingen om in een vergadering te blijven.
“Het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen”.
7. Zorg voor een rolverdeling
Het is handig om een rolverdeling te maken voordat je vergadering start. Stel iemand aan als notulist en kies een persoon die de vergadering zal leiden. Schep ook over deze rollen een duidelijk verwachtingspatroon. De ene persoon notuleert enorm uitgebreid, terwijl de ander juist van beknopte bulletpoints houdt.
De voorzitter van de vergadering heeft ook een belangrijke taak. Maak heldere regels rondom vergaderingen. Bijvoorbeeld door wat af te spreken over beschikbare tijd per onderwerp of het onderbreken van elkaar.
8. Houdt rekening met pauzes en maximale duur
De ideale lengte voor een vergadering is 90 minuten, met 15 minuten pauze na de eerste 45 minuten. Wanneer je vergadering langer duurt, zullen mensen hun focus verliezen. Soms heb je echter een hele of halve dag nodig voor een vergadering. Tip! Zorg voor voldoende pauze, organiseer een korte wandeling of regel een uitgebreide lunch. Zo breek je de dag een beetje op. Kost een beetje moeite, scheelt een hoop hoofdpijn aan het einde van de dag.
9. Respecteer iedereen zijn mening
Tijdens een vergadering wil je iedereen zijn mening te horen krijgen. Daarvoor kom je immers bij elkaar! Wanneer iemand zich niet gehoord voelt, zal deze persoon snel afhaken. Niet alleen tijdens de vergadering, maar ook binnen je organisatie. Laat leden merken dat hun mening gewaardeerd wordt, ook al stemt deze niet met de rest van de zaal.
10. Vraag toestemming bij uitloop
Heb je een vergadering gepland van 13:00 tot 15:00 en loopt je vergadering uit? Erken dat de vergadering uitloopt en vraag toestemming om door te gaan tot bijvoorbeeld 15:15 of 15:30 in plaats van doen alsof de tijd nog niet verstreken is. Zo voorkom je dat leden in je vergadering ongemakkelijk heen en weer schuiven op hun horloge kijken of halfslachtig hun spullen inpakken terwijl je nog bezig bent.
11. Verzamel feedback
Na afloop van je vergadering kun je even feedback verzamelen. Is het voor iedereen duidelijk wat er nu van ze verwacht wordt? Vraag ook wat ze van de vergadering vonden. Wat ging er goed? Wat kon er beter? Pas deze feedback toe bij de voorbereiding van je volgende vergadering.
Vergaderen in een huiselijke sfeer in midden-Nederland
Zoek jij nog een vergaderlocatie voor je volgende meeting? Op onze vergaderlocatie in IJsselstein (bij Utrecht) vergader je in een huiselijke sfeer. Boek een van onze vergaderruimtes met óf zonder lunch. Bekijk onze ruimtes voor een leuke sfeerimpressie!
